Alfred heißt er, der digitale Hausverwalter der "Salzburg Wohnbau". Mit ihm kann man 24 Stunden am Tag kommunizieren. Alfred ist nicht aus Fleisch und Blut, sondern das Ergebnis von Programmierungen. Trotzdem hat er einen Namen, denn das macht ihn menschlicher. Die gemeinnützige Salzburg-Wohnbau-Gruppe errichtet in erster Linie geförderte Wohnungen, mehrheitlich für Mieter, aber auch für Eigentümer. Aktuell werden 32.000 Einheiten verwaltet, darunter etwa 18.500 Wohnungen.
Eine App als täglichen Begleiter
Die Digitalisierung macht auch vor den Gemeinnützigen nicht halt. Und gerade im täglichen Leben gibt es viele Dinge, die kommuniziert werden müssen, von der kaputten Glühbirne im Stiegenhaus bis zur Betriebskostenabrechnung. Das hat bisher die Mitarbeiter auf Trab gehalten und von den Mietern und Eigentümern ebenfalls einen gehörigen Zeitaufwand erfordert. Mit Alfred soll das leichter werden. Dabei handelt es sich um eine App, die etwa auf das Handy geladen wird. Eine Kommunikation der kurzen Wege also. "Rund 30 Prozent der Bewohner nehmen diesen digitalen Service schon in Anspruch", freut sich Salzburg-Wohnbau-Geschäftsführer Roland Wernik: "Jeder Bewohner hat ein eigenes Konto, auf das er 24 Stunden am Tag zugreifen kann." Die Anlassfälle sind breit gestreut und reichen von kleinen Schäden bis zum Rasenmähen.
Auch Versicherungsfälle können rasch und einfach über Alfred abgewickelt werden. Dabei erleichtert ein Onlineformular die Aufnahme von Schadensart, Ort und Hergang. Sogar Videos und Fotos können hochgeladen werden. Wernik: "Die Bewohner können auch ihre persönlichen Daten wie Telefonnummer oder Bankkonto selbst ändern. Noch im Lauf des ersten Quartals soll auch ein digitales Blackboard zur Verfügung stehen." Es dient der Übermittlung von wichtigen Nachrichten wie Terminen für Sperrmüllabholungen, Mieter- und Eigentümerversammlungen oder die Meldung kurzfristiger Störungen, Heizungsausfällen etc. Dringende Informationen werden per Push-Nachricht auf dem Handy verfügbar sein.
Alfred soll ab 2019 in allen Wohnanlagen einziehen
Wernik: "Ab 2019 werden alle Wohnanlagen mit Alfred voll digitalisiert sein. Die Bewohner bekommen so auf schnelle Art Antworten auf ihre Fragen." Gleichzeitig bekämen so die Salzburg-Wohnbau-Mitarbeiter mehr Zeit für neue Aufgaben, denn eines soll nicht aus den Augen verloren werden: der persönliche Kontakt. "Für das Zusammenleben braucht es auch sozialarbeiterische Fähigkeiten", betont Wernik: "Wir brauchen also echte ,Kümmerer'." Der gemeinnützige Bauträger setzt seit drei Jahren auf ein solches System, seit zwei Jahren wird es professionell genutzt. Teils werden die Anwendungen selbst programmiert, der Großteil erfolgt in Zusammenarbeit mit der Firma Wowis (Wohnungswirtschaftliches Informationssystem), einer Softwarefirma aus Wals. Neben der Salzburg-Wohnbau-Gruppe ist es vor allem die Ennstal-Gruppe, die auf dieses System setzt. "Die Ennstal-Gruppe hat in Liezen ein eigenes Rechenzentrum, wir haben nur ein kleines, das bieten wir aber auch Dritten an", erklärt Wernik. Er rechnet damit, dass alle 186 gemeinnützigen Wohnbauunternehmen Österreichs sich früher oder später einem solchen System anschließen werden.
Die Anfangsstunden des Informationsportal
Bisher ist der Stand der Digitalisierung bei den Salzburger Gemeinnützigen durchaus unterschiedlich. Die GSWB ist die größte des Bundeslandes. "Wir bieten bereits seit dem Jahr 2002 Mietern und Eigentümern einer von uns verwalteten Wohnung ein rund um die Uhr verfügbares Informationsportal. Unser erstes Portal mit der Bezeichnung GIBS - gswb Internet Bewohner Service - wurde im Jahr 2014 von der aktuellen, noch umfassenderen Informationsplattform OSC - Online Service Center abgelöst, was von unseren Kunden auch sehr gut angenommen wird", erklärt GSWB-Geschäftsführer Christian Wintersteller. Jeder Kunde hat individuelle Zugangsdaten zur passwortgeschützten OSC-Plattform "My gswb", auf der eine große Bandbreite an abrufbaren Daten und Informationen zur Verfügung steht. Der Zugang erfolgt über die Homepage gswb.at. Zu den Informationen gehören Objektdaten wie allgemeine Informationen zum Objekt inklusive der Daten der zuständigen Ansprechpartner ebenso wie ein Betriebskostenkonto. Hier findet jeder Mieter und Eigentümer eine Auflistung der einzelnen Kostenarten. Mit einem Klick auf eine Kostenart sieht man rückwirkend bis 2015 alle dazugehörigen aktuellen Buchungen. "Scheint bei der Belegnummer ein PDF-Icon auf, kann die dazugehörende Rechnung angezeigt werden", erklärt Wintersteller.
Weiters finden sich auf dem Portal Informationen zur Instandhaltung sowie die Möglichkeit, die persönlichen Daten zu verwalten. Jahresabrechnung und Vorschreibung sind ebenso auffindbar wie die Kontoauszüge der Hausgemeinschaft.
Weitere gemeinnützige Gesellschaften wählen den digitalen Weg
Digitale Wege geht man auch bei anderen gemeinnützigen Gesellschaften. Etwa bei der "Die Salzburg". Geschäftsführer Josef Treml: "Wir haben auf unserer Homepage die Möglichkeit, Formulare herunterzuladen, etwa für die Schlüsselübergabe, oder die Hausordnung." Gerade hat das Unternehmen die EDV-Infrastruktur modernisiert. "Jetzt sind wir in der Umsetzung. Ab 2020 können dann alle Abrechnungen und Belege online eingesehen werden", sagt Treml. Das sei ein entscheidender Punkt. Denn Bewohner, die ihre Betriebskostenabrechnung im Detail sehen wollten, mussten bisher einen Termin bei einem Betreuer vereinbaren und sich von diesem eventuelle Details erklären lassen. Daneben bietet die Genossenschaft schon seit einiger Zeit auch andere Vereinfachungen. "Wir haben zum Beispiel die Münzautomaten in den Waschküchen abgeschafft." Jetzt kann man dort per Bankomatkarte oder Bewohnerchip den Waschservice bezahlen. Ein elektronisches Schwarzes Brett in den Objekten sei aber zu aufwendig, betont Treml: "Oft ist der Platz neben den Postkästen gar nicht da und außerdem verwalten wir sehr viele kleine Einheiten mit acht bis 16 Wohnungen." Eine eigene App will "Die Salzburg" deshalb in nächster Zeit auch nicht einführen. "Außerdem sind wir da ein bisserl konservativ", gesteht Treml: "Wir legen auch auf die Kommunikationsfähigkeit unserer Mitarbeiter viel Wert. Es ist einfach wichtig, dass man mit den Menschen auch direkt in Kontakt tritt."
Auf eine "Login-Lösung" auf der Homepage stellt derzeit auch die "Heimat Österreich" um, wie Direktor-Stellvertreter Michael Schober erklärt: "Kommunikation via E-Mail ist ja ohnehin Standard. Wir testen derzeit aber eine Beta-Version einer Software, die ab Herbst 2019 die Abrechnung digital verfügbar macht." Die Zukunft könne auch eine eigene App-Lösung bringen, etwa für die Betriebskostenabrechnung. "Das ist aber auch eine Sicherheitsfrage", schränkt Schober ein: "Wie sicher ist das System an sich?" Deshalb werde man da mit einem externen Partner noch einiges zu entwickeln haben.