Die Rückkehr in die Firma sollte richtig geplant sein

Seit Mitte März ist das Thema Homeoffice plötzlich bei vielen Österreicherinnen und Österreichern zum Alltag geworden. Doch das ist in vielen Fällen kein Dauerzustand. In den kommenden Tagen und Wochen kehren Mitarbeiter, die in den vergangenen zwei Monaten im Homeoffice waren, schrittweise in ihre Büros zurück. Arbeitnehmer wie Arbeitgeber müssen sich auf die neue Situation vorbereiten, denn eines ist klar: Es wird anders sein als vor der Coronakrise. Die körperliche und geistige Gesundheit der Mitarbeiter steht an oberster Stelle. Damit einher gehen Abstandsregeln, die Definition des Raumangebots pro Mitarbeiter und erhöhte Hygienestandards. Der international tätige Immobiliendienstleister und Work Place Consultant CBRE hat Empfehlungen für die Rückkehr in die Büros unter den aktuellen Umständen entwickelt:

Sorgfältige Planung der Rückkehr der Mitarbeiter in die Büros

"Unsere Erfahrung bei der Unterstützung von Kunden in Asien, die bereits die gleiche Situation durchlaufen haben, zeigt, dass die Rückkehr in die Offices herausfordernd sein kann. Wichtig ist die umfassende Vorbereitung und die Definition eines genauen Plans, dem die Mitarbeiter folgen", sagt
Julian Schramek, Head of Building Consultancy bei CBRE Wien, der mit seinem Team auch ein Programm für CBRE Österreich entwickelt hat.

Flexibilität, Kommunikation, Zusammenarbeit

Während in kleineren Unternehmen eine Person - meist die Geschäftsführung - den Plan für die Rückkehr definiert, werden in größeren Unternehmen Teams, bestehend aus Mitarbeitern aller wichtigen Abteilungen, gebildet, die gemeinsam mit dem Topmanagement die Maßnahmen planen. Die Mitarbeiter benötigen klare Informationen zu den Gesundheitsvorkehrungen, die aktiv an alle Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner etc., die Betriebsräumlichkeiten betreten, kommuniziert werden. Feedback der Mitarbeiter sollte in die Pläne einfließen und diese gegebenenfalls adaptiert werden.

Schrittweise Rückkehr

Es gibt noch eine weitere Lehre aus Asien: Die Rückkehr aller Mitarbeiter ins Büro zur selben Zeit funktioniert nicht und ist auch nicht mit den aktuellen Richtlinien der WHO und anderer Institutionen vereinbar, Stichwort: Abstandsregeln. International wurde beobachtet, dass sich nicht alle
Unternehmen an diese Empfehlung halten, weshalb es umso wichtiger ist, einen Plan zu entwickeln, der festlegt, wann und wie die Anzahl der Personen in den Büros schrittweise erhöht wird. Daher ist es realistisch, dass einige Mitarbeiter bis zur Stabilisierung der Situation weiterhin im Homeoffice tätig sind.

"Nicht umsonst heißt es, dass jede Krise gleichzeitig eine Chance ist. Das gilt auch jetzt, da wir uns mitten in einem Change-Prozess befinden. Jetzt entscheidet sich, wie wir in Zukunft arbeiten", betont Schramek. Trotz der Tatsache, dass die Arbeit im Homeoffice auch in Zukunft attraktiv sein wird, bleiben Büroräume weiterhin die wichtigsten Orte für Vernetzung und Besprechung. "Es wird sich allerdings einiges ändern. Große Unternehmen werden - vor allem technologisch - bestens ausgestattete und hochwertige Headquarters haben und daneben ihr Netzwerk kleinerer, lokaler Büroflächen ausbauen," erwartet der Experte.

Arbeitsplätze richtig positionieren und auf die Beleuchtung achten

Biologisch wirksames Licht am Arbeitsplatz erhöht die Phasen der Aufmerksamkeit und steigert dadurch Konzentration, Leistungsfähigkeit und Produktivität. Ein klassischer Arbeitsplatz sollte laut Arbeitsstättenrichtlinie Beleuchtungsstärken von 500 bis 750 Lux aufweisen. Mit einem Schreibtisch in Fensternähe kann man bei der Arbeit besser vom hellen, hochwertigen Tageslicht profitieren.

Direkte Sonneneinstrahlung ins Gesicht oder auf spiegelnde Oberflächen wie Monitore, blanke Tischplatten oder glänzende Schreibtischunterlagen sollte aber unbedingt vermieden werden, denn sie beeinträchtigt das Sehvermögen und stört die Konzentration. Doch nicht nur direkte Sonnenstrahlen, auch die helle, sonnenbeschienene Fassade gegenüber, der wolkige Himmel oder helle Vorhänge, die von außen angestrahlt werden, können blendend wirken, da sehr hohe Leuchtdichten im Blickfeld entstehen. Hier können etwa herabgelassene Jalousien zeitweise Abhilfe schaffen, bis die Sonne ein Stück weitergezogen ist.

Idealerweise sollte der Ausblick drei Ebenen umfassen und sowohl Boden, Häuserfassaden oder Bäume als auch den Himmel einbeziehen, sodass ein ausgewogenes Helligkeitsumfeld gegeben ist. Ein Ausblick auf die Nordfassade des gegenüberliegenden Hauses kann daher besser sein als nur die Sicht auf den Himmel.

Empfehlungen für die Rückkehr ins Büro

Sichere Arbeitsumgebung

• Reduktion der maximalen Büronutzung. Überdenken der Arbeitsauslastung für den vorgeschriebenen und sicheren Abstand zwischen den Mitarbeitern. Sichtbare Kennzeichnungen sind hier hilfreich.
• Ausreichend Desinfektionsmittel für Mitarbeiter und Besucher. Erhöhte Hygienemaßnahmen & Reinigung.
• Aktive - nicht nur digitale - Kommunikation der Richtlinien und Empfehlungen für sicheres Arbeiten an die Mitarbeiter.
• Erhöhung der Frischluftversorgung in den Büros sowie auch in Nass- und anderen Nebenräumen.
• Temperaturmessung bei den Mitarbeitern vor Betreten des Büros (bei großen Unternehmen). Beschränkung der Anzahl der externen Besucher (inklusive Kuriere).

Planung und Koordination

• Ein Team - bestehend aus Mitarbeitern der wichtigsten Abteilungen - sollte gemeinsam mit dem Management die Rückkehr ins Büro planen und die Maßnahmen definieren.
• Notfallplan. Was ist zu tun, wenn bei Mitarbeitern Symptome auftreten, die auf eine Infektion mit SARS-CoV-2 hinweisen könnten.
• Erstellung eines Zeitplans für die schrittweise Rückkehr ins Büro, wer wann ins Office zurückkehrt.
• Spezielle Systeme wie zum Beispiel Einbahnregelungen, Zutrittsbeschränkungen für die Nutzung von gemeinsamen Räumen (Besprechungsräume, Küche etc.), damit sich nie zu viele Personen gleichzeitig in einem Raum befinden.
• Entwicklung einer neuen Arbeitsschutzrichtlinie und Sicherstellung der Einhaltung.

Kommunikation mit Mitarbeitern

• Offener Informationsaustausch sollte im gesamten Unternehmen möglich sein. Definition der geeigneten Kanäle zur internen Kommunikation.
• Bevor die Mitarbeiter zurückkehren, sollten sie die Vorteile und Rahmenbedingungen der Arbeit im Büro kennen, zum Beispiel Qualität der Einrichtungen, ungestörtes Arbeiten, Highspeed-Internet etc.
• Empfehlung an Mitarbeiter, MNS-Masken zu tragen, Sicherheitsabstände einzuhalten und für Hygiene zu sorgen nach dem Prinzip Eigenverantwortung.
• Ermutigung der Mitarbeiter, mit dem Fahrrad oder zu Fuß zur Arbeit zu kommen.
• Homeoffice wird auch in Zukunft Teil der Unternehmenskultur sein.